Come firmare digitalmente un documento a distanza
Questa guida spiega come firmare un documento inviato dallo Studio senza recarsi di persona dall’avvocato: quali strumenti occorrono, come procedere e come restituire il documento correttamente.
Non occorre stampare il documento né firmarlo a penna: la procedura descritta consente di apporre una firma digitale direttamente sul file ricevuto.
Perché viene richiesta una firma digitale
Per svolgere alcune attività, l’avvocato ha bisogno di un documento sottoscritto dal cliente. Può trattarsi, ad esempio, di un documento con il quale si autorizza il difensore a rappresentare il cliente.
Quando la firma avviene a distanza, è necessario utilizzare una modalità adeguata al documento da sottoscrivere. Scrivere il proprio nome al computer o inserire nel PDF la fotografia della firma non equivale ad apporre una firma digitale.
La procedura illustrata in questa pagina permette di utilizzare la Firma Digitale Istantanea Namirial, una firma elettronica qualificata destinata a un singolo utilizzo. Si attiva online mediante SPID o Carta d’Identità Elettronica, senza acquistare una chiavetta USB o una smart card. Si può utilizzare una firma valida di un qualsiasi altro gestore autorizzato.
Se si possiede già una firma digitale
Se si possiede già una firma digitale attiva, è sufficiente comunicarlo allo Studio e utilizzarla seguendo le indicazioni ricevute.
In caso contrario, per firmare il documento inviato dall’avvocato è possibile seguire i passaggi descritti di seguito.
Che cosa occorre
Prima di acquistare il servizio, è necessario avere a disposizione:
- Il documento definitivo ricevuto dallo Studio.
- Le credenziali SPID.
- Il cellulare associato a SPID.
- Un indirizzo email accessibile.
Non occorre avere SPID Namirial: il servizio accetta anche quello degli altri gestori accreditati. In alternativa è possibile usare la CIE, con il relativo PIN e uno smartphone con NFC oppure un lettore compatibile.
Le password e i codici di accesso a SPID non devono essere comunicati a nessuno: l’identificazione e la firma devono essere effettuate personalmente dal firmatario.
1. Leggere il documento ricevuto dall’avvocato
Prima di procedere, occorre aprire il documento e controllarne il contenuto, compresi nome, cognome e altri dati personali.
In presenza di errori o di parti poco chiare, è necessario contattare lo Studio prima di firmare e attendere la versione corretta o i chiarimenti necessari.
2. Acquistare una firma digitale istantanea
Il servizio è disponibile sulla pagina ufficiale della Firma Digitale Istantanea Namirial.
Per sottoscrivere un solo documento, occorre selezionare il numero di firme indicato dall’avvocato ( di solito 1 o 5 firme)e completare la procedura di acquisto.
3. Accedere con SPID e firmare il documento
Occorre identificarsi con SPID, autorizzando l’accesso secondo la procedura prevista dal proprio gestore.Successivamente, è necessario caricare il documento ricevuto dallo Studio e completare i passaggi richiesti dalla piattaforma fino alla conferma della firma.
Salvo diverse indicazioni dell’avvocato, va scelto il formato PAdES, che consente di mantenere il file in formato PDF.SPID serve a identificare il firmatario; è il servizio Namirial ad apporre la firma digitale. Il solo accesso con SPID non completa la sottoscrizione.
5. Scaricare il documento firmato e inviarlo allo Studio
Al termine della procedura, occorre scaricare e salvare il file firmato, quindi inviarlo allo Studio attraverso il canale concordato.
È necessario verificare che venga trasmesso il file appena scaricato, anziché il documento originale ancora privo di firma.
Il documento firmato non deve essere stampato per poi essere fotografato o scansionato: lo Studio deve ricevere il file informatico firmato, così da poter verificare la firma digitale.